Типы документов

Реклама

Партнеры

Решение Мосгоризбиркома от 20.03.2014 N 76/3 "Об Инструкции по делопроизводству в участковой избирательной комиссии"



МОСКОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

РЕШЕНИЕ
от 20 марта 2014 г. № 76/3

ОБ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В УЧАСТКОВОЙ
ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ

Московская городская избирательная комиссия решила:
1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в участковой избирательной комиссии (приложение № 1).
2. Утвердить Примерную номенклатуру дел участковой избирательной комиссии (приложение № 2).
3. Направить в территориальные и участковые избирательные комиссии Инструкцию по делопроизводству в участковой избирательной комиссии и Примерную номенклатуру дел участковой избирательной комиссии для использования в работе.
4. Опубликовать настоящее решение в официальных изданиях Московской городской избирательной комиссии.
5. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на секретаря Московской городской избирательной комиссии Ю.А. Ермолова.

Председатель комиссии
В.П. Горбунов

Секретарь комиссии
Ю.А. Ермолов





Приложение № 1
к решению Московской городской
избирательной комиссии
от 20 марта 2014 г. № 76/3

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В УЧАСТКОВОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в участковой комиссии (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в участковой избирательной комиссии (далее - участковая комиссия) со сроком полномочий пять лет.
Инструкция разработана на основании Федерального закона "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", постановлений и иных нормативных актов Центральной избирательной комиссии Российской Федерации с использованием ГОСТа Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".
1.2. Правила оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов участковой комиссии.
1.3. Члены участковой комиссии должны быть ознакомлены под подпись с текстом Инструкции.
1.4. Ведение делопроизводства участковой комиссии осуществляет председатель и секретарь участковой комиссии в соответствии с распределением обязанностей.
1.5. Делопроизводство в участковой комиссии осуществляется с использованием журналов регистрации документов.
Работа основывается на принципе однократной регистрации документа.

2. Прием, регистрация и прохождение поступающих документов

2.1. Прием поступающих документов осуществляется должностными лицами участковой комиссии: председателем участковой комиссии, заместителем председателя участковой комиссии, секретарем участковой комиссии либо дежурным членом участковой комиссии при отсутствии должностных лиц участковой комиссии.
Все документы, поступающие в участковую избирательную комиссию, подлежат регистрации.
Регистрация документов производится председателем участковой комиссии либо секретарем участковой комиссии с использованием журнала регистрации входящих документов (приложение № 1).
Обращения граждан регистрируются в отдельном журнале (см. пункт 2.5).
Входящий номер и дата проставляются, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа.
Нумерация входящих документов осуществляется в пределах календарного года.
2.2. При получении поврежденного или неполного документа составляется акт установленной формы в двух экземплярах (приложение № 2). Один экземпляр отправляется отправителю, другой приобщается к принятым документам.
2.3. Зарегистрированные документы рассматриваются в соответствии с поручением председателя участковой комиссии.
2.4. Исполненные документы списываются в дело председателем участковой комиссии и помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел участковой комиссии.
2.5. Обращения граждан регистрируются в отдельном журнале (приложение № 3), а в день голосования - в отдельном реестре учета поступивших в участковую комиссию жалоб (заявлений), который приобщается к первому экземпляру протокола об итогах голосования участковой комиссии.
2.6. Ответ на обращение гражданина, в котором не указаны его фамилия и адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается в дело председателем участковой комиссии.
Если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи календарных дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение (если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).
Обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

3. Оформление документов

3.1. Документы оформляются на бланках (приложение № 4) установленной формы:
бланк протокола заседания участковой комиссии;
бланк решения участковой комиссии;
бланк письма участковой комиссии.
3.2. При подготовке и оформлении документов должны соблюдаться правила оформления реквизитов документов, изложенные ниже.

3.3.1. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания, утверждения, принятия. Датой протокола является дата заседания, а акта - дата события.
Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например:
17.01.2014
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:
17 января 2014 г.
17 января 2014 года
При оформлении протоколов и решений участковой комиссии, актов участковой комиссии используется только словесно-цифровой способ написания даты.
3.3.2. Регистрационный номер документа.
Для входящих документов - это порядковый номер, для исходящих документов - индекс дела по номенклатуре и через косую черту порядковый номер документа.
3.3.3. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа.
Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа проставляется при подготовке письма-ответа.
3.3.4. Адресат.
Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу.
Документы адресуются в вышестоящую избирательную комиссию, в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование вышестоящей избирательной комиссии, организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

Московская городская
избирательная комиссия
юридический отдел

Если документ адресуется председателю вышестоящей избирательной комиссии, руководителю организации или его заместителю, наименование вышестоящей избирательной комиссии, организации должно входить в наименование должности адресата, например:

Председателю территориальной
избирательной комиссии
Бабушкинского района города
Москвы
А.И. Ивановой

Если документ адресуется должностному лицу, наименование вышестоящей избирательной комиссии, организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном. При этом инициалы указываются перед фамилией, например:

Управа Хорошевского района города Москвы
заместителю главы управы
И.И. Иванову

Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Московская городская
избирательная комиссия

ул. Моховая, д. 11, кор. Е, стр. 8,
г. Москва, 125009

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.
Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 года № 221 "Об утверждении правил оказания услуг почтовой связи".
При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Агеевой А.И.

ул. Космонавтов, д. 42, кв. 43,
г. Москва, 127422

3.3.5. Гриф утверждения документа.
Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек прописными буквами и на следующей строке - наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Председатель участковой избирательной
комиссии
избирательного участка № 123

личная подпись инициалы, фамилия
дата

При утверждении документа протоколом, решением гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек прописными буквами, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН
решением участковой
избирательной комиссии
избирательного участка № 1054
от 15 августа 2013 г. № 5/3

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.
3.3.6. Указания по исполнению документа (резолюция).
Указания по исполнению документа могут быть написаны от руки председателем участковой комиссии на подлиннике документа на свободном от текста месте или оформлены на отдельном листе формата А6 (105 x 147), приложенном к документу. Указания по исполнению документа включают фамилии и инициалы исполнителей, при необходимости - содержание поручения, срок исполнения, подпись председателя участковой комиссии и дату, например:

Сизову А.Ю.
Григорьеву В.С.

Прошу рассмотреть и дать ответ
к 15.08.2013

Личная подпись председателя участковой комиссии
Дата

3.3.7. Заголовок к тексту документа (наименование документа).
Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать его содержание и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопрос "о чем (о ком)?", например:

Об организации учебы
членов участковой
избирательной комиссии

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру, а при оформлении письма - от границы левого поля.
3.3.8.