Типы документов

Реклама

Партнеры

Решение Мосгоризбиркома от 29.05.2014 N 81/6 "О Примерной инструкции по делопроизводству в окружной избирательной комиссии и Примерной номенклатуре дел окружной избирательной комиссии"



МОСКОВСКАЯ ГОРОДСКАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

РЕШЕНИЕ
от 29 мая 2014 г. № 81/6

О ПРИМЕРНОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОКРУЖНОЙ
ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ И ПРИМЕРНОЙ НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ ОКРУЖНОЙ
ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ

На основании статьи 7 Закона города Москвы "О Московской городской избирательной комиссии" Московская городская избирательная комиссия решила:
1. Утвердить Примерную инструкцию по делопроизводству в окружной избирательной комиссии (приложение № 1).
2. Утвердить Примерную номенклатуру дел окружной избирательной комиссии (приложение № 2).
3. Направить в окружные избирательные комиссии Примерную инструкцию по делопроизводству в окружной избирательной комиссии и Примерную номенклатуру дел окружной избирательной комиссии для использования в работе.
4. Опубликовать настоящее решение в официальных изданиях Московской городской избирательной комиссии.
5. Контроль за выполнением настоящего решения возложить на секретаря Московской городской избирательной комиссии Ю.А. Ермолова.

Председатель комиссии
В.П. Горбунов

Секретарь комиссии
Ю.А. Ермолов





Приложение № 1
к решению Московской городской
избирательной комиссии
от 29 мая 2014 г. № 81/6

ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ОКРУЖНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ

1. Общие положения


1.1. Ведение делопроизводства в окружной избирательной комиссии обеспечивается в соответствии с требованиями Федерального закона от 12 июня 2012 года № 67-ФЗ "Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации", Закона города Москвы от 6 июля 2005 года № 38 "Избирательный кодекс города Москвы", статьями 10, 11, 12, 13 и 15 Федерального закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 "Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти", ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации", постановлением Центральной избирательной комиссии Российской Федерации от 10 октября 2011 года № 48/406-6 "О Примерной инструкции по делопроизводству в территориальной (районной, городской и иной) комиссии и избирательной комиссии муниципального образования", решениями Московской городской избирательной комиссии, регламентом окружной избирательной комиссии.
Работа с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 года № 1233 "Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти", за исключением документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, обращающихся в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации.
1.2. Регистрация документов в окружной избирательной комиссии (далее - Комиссия) ведется по решению Комиссии в автоматизированной системе (или в журналах).
1.3. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в Комиссии, за обеспечение сохранности документов Комиссии и передачу их в Московскую городскую избирательную комиссию возлагается на председателя Комиссии.

2. Прием, регистрация и прохождение
поступающей корреспонденции

2.1. Прием, первичная обработка и регистрация поступающей в Комиссию корреспонденции производятся секретарем Комиссии.
2.2. Регистрации подлежат все документы, поступающие из организаций и от граждан, путем проставления на них регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документах в автоматизированной системе (или в журнале) (приложение № 1).
2.3. Регистрационный номер на входящем документе проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа. Нумерация поступающих документов осуществляется в хронологической последовательности в пределах календарного года.
2.4. Зарегистрированные документы рассматриваются председателем Комиссии и после перенесения резолюции в регистрационные формы передаются исполнителям под подпись на копии поручения.
2.5. Исполненные документы с визой исполнителя списываются в дело председателем Комиссии и помещаются в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел Комиссии.

3. Оформление отправляемой документации

3.1. Все отправляемые документы подлежат регистрации в автоматизированной системе (или журнале) (приложение № 2).
3.2. Документам присваивается номер, который состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового номера отправляемого документа, разделенных косой чертой. Этот номер указывается также на копии документа, остающейся в деле.
3.3. Документы должны быть оформлены в соответствии с основными требованиями, предъявляемыми к их оформлению (приложение № 3).
3.4. При оформлении документов указывается полный почтовый адрес.
3.5. При оформлении ответных документов делается ссылка на номер и дату документа, на который дается ответ.
3.6. Отправляемые письма подписываются председателем Комиссии.
3.7. Документы, передаваемые по каналам факсимильной связи или электронной почте, регистрируются в порядке, установленном для отправляемых документов.
3.8. Копия отправляемого документа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел Комиссии.

4. Работа с обращениями граждан

4.1. Письменные обращения граждан, в том числе переадресованные в Комиссию из других организаций, регистрируются с использованием регистрационных форм отдельно от других видов документов в течение трех дней с момента поступления (приложение № 4). Обращения, касающиеся нарушений избирательных прав граждан в период подготовки и проведения выборов и референдумов, регистрируются в день поступления в Комиссию.
4.2. Обращения, поступившие по почте в конвертах, проверяются на наличие всех вложений. Конверты обязательно сохраняются, так как по ним можно установить адрес, дату отправления и получения.
4.3. При регистрации повторных обращений им присваивается очередной регистрационный номер, делается пометка "Повторно".
4.4. Если обращение поступило от коллектива граждан, то при регистрации в журнале в графе 3 ставится отметка "Коллективное".
4.5. Регистрационный штамп ставится на первом листе обращения в правом нижнем углу на свободном от текста месте. Присвоение номеров поступившим обращениям осуществляется в пределах календарного года.
4.6. Обращения рассматриваются в соответствии с указаниями по исполнению документа председателя Комиссии в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4.7. Если обращения (жалобы) граждан пересылаются в другие организации, так как не относятся к компетенции Комиссии, то заявители ставятся об этом в известность в течение 7 календарных дней с момента получения документа. В сопроводительном письме оговаривается порядок направления ответа автору обращения.
4.8. Все письменные обращения (жалобы) ставятся на контроль до полного рассмотрения по существу. Обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются.
4.9. Обращения (жалобы) о нарушении закона в ходе избирательной кампании рассматриваются и по ним принимаются решения в пятидневный срок, но не позднее дня, предшествующего дню голосования, а по обращениям, поступившим в день голосования или в день, следующий за днем голосования, решения принимаются немедленно. Если содержащиеся в обращениях факты требуют дополнительной проверки, по ним решения принимаются не позднее чем в десятидневный срок.
4.10. Обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в них вопросов, а заявителям сообщается о недопустимости злоупотребления правом.
4.11. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи календарных дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
4.12. Если в обращении содержится вопрос, на который гражданину неоднократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то переписка по данному вопросу с гражданином прекращается, о чем ему направляется уведомление.
4.13. Ответы на обращения граждан направляются на указанный адрес заказными письмами через почтовые отделения связи или выдаются заявителю лично.
4.14. Решение о снятии с контроля обращений граждан принимает председатель Комиссии.
4.15. Исполненные обращения граждан помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел Комиссии вместе с копией ответа, завизированной исполнителем.

5. Подготовка, оформление и выпуск документов,
рассмотренных на заседании Комиссии.
Протокол заседания Комиссии

5.1. Проект повестки дня заседания Комиссии готовит секретарь Комиссии.
5.2. Документы, представляемые членами Комиссии к рассмотрению на заседании Комиссии, должны включать проект решения и указанные в тексте проекта приложения. К проекту решения приобщаются подлинники документов, являющиеся основанием для рассмотрения вопроса на заседании Комиссии.
5.3. Секретарь Комиссии формирует для членов Комиссии, в том числе с правом совещательного голоса, папки с копиями документов, подлежащих рассмотрению в соответствии с проектом повестки дня заседания Комиссии.
5.4. На заседании Комиссии секретарем ведется протокол. Протокол заседания Комиссии оформляется в срок, не превышающий 3 рабочих дней после дня заседания.
5.5. Протокол заседания может оформляться в полной или краткой форме.
5.6. Текст протокола заседания Комиссии состоит из двух частей - вводной и основной.
5.7. Во вводной части протокола указываются фамилия и инициалы председателя Комиссии (председательствующего), а также присутствующих заместителя председателя, секретаря и членов Комиссии, в том числе с правом совещательного голоса, и лиц, приглашенных на заседание, в алфавитном порядке. Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Повестка дня включается во вводную часть протокола.
5.8. Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов заложено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.
Каждый раздел состоит из трех частей: "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ", которые пишутся от границы левого поля прописными буквами.
В части "СЛУШАЛИ" кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии тире.
В части "ВЫСТУПИЛИ" перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса (по решению председательствующего) излагается от третьего лица единственного числа.
Если текст выступления прилагается к протоколу, то используется ссылка "Текст выступления прилагается".
В части "РЕШИЛИ" отражаются принятое решение и итоги голосования по обсуждаемому вопросу.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения или оформляется на отдельном листе и помещается после соответствующего решения.
К протоколу прилагаются подлинные экземпляры решений (в случае если они оформляются на бланке решений) и документов, приложенных к ним.
Решения избирательной комиссии могут быть оформлены в виде протокольных решений, которые фиксируются в протоколе заседания избирательной комиссии. Текст постановляющей части протокольного решения печатается в протоколе полностью.
5.9. Протокол заседания подписывается председательствовавшим на заседании и секретарем Комиссии (или членом Комиссии, исполнявшим обязанности секретаря).
5.10. Присвоение номеров протоколам осуществляется в хронологической последовательности в пределах срока полномочий Комиссии.
Решения, оформленные на бланках, нумеруются в валовом порядке, начиная с номера 1, в пределах каждого протокола. Номер решения, как правило, состоит из номера протокола заседания и порядкового номера решения, разделенных косой чертой, например: 1/7.
5.11. Документы, рассмотренные на заседании Комиссии, в случае, если в ходе заседания вносились изменения, должны быть доработаны, а затем подписаны, зарегистрированы и, если необходимо, разосланы. Срок доработки документов не должен превышать двух рабочих дней после заседания.
5.12. Решения Комиссии подписываются председателем и секретарем Комиссии (председательствующим на заседании и секретарем заседания).
5.13. Копия решения Комиссии направляется гражданину в случае, если его обращение в Комиссию послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании Комиссии.

6. Контроль за исполнением документов

6.1. Контролю за исполнением подлежат: постановления и другие документы Центральной избирательной комиссии Российской Федерации; решения Московской городской избирательной комиссии; решения Комиссии; входящие документы, в том числе письменные обращения граждан; исходящие документы, требующие ответа; планы мероприятий.
6.2. Ответственность за состояние работы по исполнению документов возлагается на председателя Комиссии.
6.3. Документ подлежит исполнению в течение 30 календарных дней с даты его регистрации, если в самом документе не указан конкретный срок, а поступившие в период избирательной кампании - в соответствии с пунктом 4.9 настоящих Рекомендаций.
6.4. Поручения с пометками "Весьма срочно", "Срочно" исполняются в трехдневный срок.
6.5. Срок исполнения документа может быть продлен только председателем Комиссии.
6.6. После исполнения документ снимается с контроля. Документ считается исполненным тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и автору дан ответ по существу. Снять документ с контроля может только председатель Комиссии, который поставил его на контроль, при этом на документе и в карточке или журнале делается отметка о снятии с контроля.
6.7. Решение Комиссии снимается с контроля по ее же решению на основании информации исполнителей, подготовивших данный документ, в указанный срок.

7. Изготовление и использование печатей и штампов

7.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам, проставления отметок о получении, регистрации документов в Комиссии используются печати и штампы окружной избирательной комиссии.
7.2. Изготовление печатей осуществляется Московской городской избирательной комиссией.
7.3. Печать проставляется на копиях решений Комиссии, на пакетах при отправке документов, при оформлении документов на прием товарно-материальных ценностей и в других предусмотренных законодательством случаях.
7.4. Печать Комиссии должна храниться в надежно закрываемом и опечатываемом сейфе или металлическом шкафу.
7.5. Председатель Комиссии осуществляет контроль за правильностью хранения и использования печати.
7.6. Информацию о пришедшей в негодность печати Комиссии в Московскую городскую избирательную комиссию сообщает председатель Комиссии.

8. Составление номенклатуры дел и формирование дел Комиссии,
передача дел на дальнейшее хранение, уничтожение дел,
не подлежащих хранению

8.1. Делопроизводство в Комиссии ведется в соответствии с номенклатурой дел.
8.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа № 558 (далее - Перечень), порядками хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов, утвержденными ЦИК России, Московской городской избирательной комиссией и их рекомендациями.
8.3. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения.
Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (10 лет и более) хранения.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Комиссии. Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление неконкретных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.
Срок хранения документов указывается в номенклатуре дел со ссылкой на статью соответствующего закона, по которому проводились выборы, в межвыборный период - на статью Перечня типовых управленческих документов (М., 2010).
8.4. Номенклатура дел подписывается секретарем Комиссии, утверждается ее председателем.
8.5. При формировании дел соблюдаются следующие требования:
все документы формируются в дела в соответствии с заголовками номенклатуры дел;
в дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа;
не допускается помещение в дело документов, содержание которых не соответствует заголовку дела;
протоколы заседаний Комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров;
документы к заседанию Комиссии, в том числе подлинные решения Комиссии вместе с относящимися к ним приложениями, помещаются после соответствующего протокола;
обращения граждан и документы по их рассмотрению также формируются в дела. (Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и формируются по принципу: "вопрос-ответ".)
8.6. Порядок хранения, передачи в архив и уничтожения документов, связанных с подготовкой и проведением выборов депутатов Московской городской Думы, утверждает Московская городская избирательная комиссия после согласования с Главархивом Москвы.
8.7. Оформление дел, подлежащих передаче для дальнейшего хранения в архив, предусматривает: проведение экспертизы ценности документов, формирование документов дела; нумерацию листов.
8.8. Документы Комиссии временного (свыше 10 лет) и постоянного срока хранения передаются в Московскую городскую избирательную комиссию по описям и актам (приложение № 5) в папках в установленном порядке.
8.9. Документы временного срока хранения уничтожаются Комиссией в соответствии с утвержденным Порядком, при этом составляются акты установленной формы (приложение № 6). Уничтожение дел и документов до утверждения актов председателем Комиссии запрещается.

9. Ответственность

9.1. Члены Комиссии несут персональную ответственность за соблюдение требований ведения делопроизводства, сохранность находящихся у них документов.
9.2. Ответственность за организацию делопроизводства в Комиссии, обеспечение сохранности документов и передачу их в Московскую городскую избирательную комиссию несет председатель Комиссии.





Приложение № 1
к Примерной инструкции
по делопроизводству в окружной
избирательной комиссии

Журнал регистрации поступивших документов

№ п/п
Регистрационный номер (очередной при поступлении)
Дата поступления
Корреспондент
Номер и дата поступившего документа
Краткое содержание документа
Резолюция руководства
Исполнитель
Контроль, срок исполнения
Отметка об исполнении
Номер дела, куда помещен исполненный документ
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11





Приложение № 2
к Примерной инструкции
по делопроизводству в окружной
избирательной комиссии

Журнал регистрации отправленных документов

Дата отправления документа
Регистрационный номер (очередной при отправлении)
Адресат
Краткое содержание документа
Кто подписал документ
Исполнитель
Номер дела с копией отправленного документа (где хранится копия документа)
1
2
3
4
5
6
7





Приложение № 3
к Примерной инструкции
по делопроизводству в окружной
избирательной комиссии

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ
К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

При составлении и оформлении служебных документов необходимо соблюдать требования Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
При подготовке и оформлении документов используются следующие основные реквизиты:
1. Дата документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения. Для протокола - это дата заседания (принятия решения), для акта - дата составления.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 12.01.2013.
Цифровой способ датирования используется при визировании, оформлении резолюций, учетных карточек, проставлении отметок об исполнении и т.п.
Словесно-цифровой способ используется при датировании нормативных и распорядительных документов, финансовых документов, справок, а также в их текстах, например: 03 марта 2013 г.
2. Регистрационный номер документа. Для входящих документов - это порядковый номер, для исходящих документов - индекс дела по номенклатуре и через косую черту порядковый номер документа.
3. Ссылка на исходящий номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату проставляется исключительно при подготовке письма-ответа.
4. Адресат располагается в правом верхнем углу.
Документы адресуют в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения.
Наименования организации и структурного подразделения указываются в именительном падеже, например:

Верховный Суд
Российской Федерации
Судебная коллегия
по гражданским делам

Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. При этом инициалы указываются перед фамилией. Между инициалами и фамилией ставится пробел.
Например:

Окружная газета "Центр"
Главному редактору
инициалы, фамилия

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:

Заместителю руководителя управления
Федеральной налоговой службы России
по г. Москве
инициалы, фамилия

Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
На документах, адресованных федеральным государственным органам, органам государственной власти города Москвы, адрес не указывается.
Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Российская академия
государственной службы
при Президенте Российской Федерации
проспект Вернадского, 84,
Москва, 117606

Если документ отправляется в несколько однородных организаций, их следует указывать обобщенно, например:

Председателям территориальных
избирательных комиссий
города Москвы

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом не пишется.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, который подписывается исполнителем, а на каждом экземпляре документа указывается только один адрес. Документу, направляемому в несколько адресов, присваивается один регистрационный номер. Подлинник такого документа остается у отправителя, копии направляются в указанные адреса.
При адресовании документа физическому лицу указываются фамилия и инициалы получателя, а затем почтовый адрес, например:

Петрову П.П.
ул. Лесная, дом 4, кв. 5,
г. Москва, 127000

5. Заголовок к тексту. Заголовок к тексту должен кратко и точно раскрывать содержание документа. Заголовок может отвечать на вопросы: "о чем? (о ком?)".
Заголовок располагается на первом листе над текстом документа слева или по центру.
Он может формулироваться с помощью словосочетаний ("Об организации...", "О состоянии...", "О приеме...").
Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
6. Гриф утверждения документа. Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом.
Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и прописными буквами), наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения.
Например:

УТВЕРЖДАЮ

Председатель окружной
избирательной комиссии
подпись инициалы, фамилия
дата

При утверждении документа решением, протоколом реквизит "Гриф утверждения документа" состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО
решением окружной
избирательной комиссии № _______
от 22 января 2013 года № 45/3

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа. Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.
7. Резолюция оформляется на документе или отдельном листе, приложенном к документу. Резолюция включает фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.
Например:

Иванову И.И.
Петрову П.П.

Прошу подготовить проект письма
к (дата)

Личная подпись
(дата)

8.