Типы документов

Реклама

Партнеры

Приказ Департамент городского имущества г. Москвы от 31.12.2014 N 390 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Департаменте городского имущества города Москвы"



ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ

ДЕПАРТАМЕНТ ГОРОДСКОГО ИМУЩЕСТВА ГОРОДА МОСКВЫ

ПРИКАЗ
от 31 декабря 2014 г. № 390

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ДЕПАРТАМЕНТЕ
ГОРОДСКОГО ИМУЩЕСТВА ГОРОДА МОСКВЫ

В целях совершенствования документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в Департаменте городского имущества города Москвы, во исполнение п. 3.5.2 приказа Департамента от 01.10.2014 № 292 "О выполнении корректирующих действий по результатам внутреннего аудита № 02/2014" приказываю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству (далее - Инструкция) в Департаменте городского имущества города Москвы.
2. Первым заместителям руководителя, заместителям руководителя, начальникам структурных подразделений Департамента городского имущества города Москвы ознакомить всех сотрудников курируемых структурных подразделений с Инструкцией под роспись.
3. Признать утратившими силу приказ Департамента земельных ресурсов города Москвы от 02.07.2012 № 139 "О порядке выдачи (направления) заявителю, хранения документов (информации), подтверждающих предоставление государственной услуги" и приказ Департамента городского имущества города Москвы от 30.08.2013 № 215 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Департаменте городского имущества города Москвы".
4. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя руководителя Департамента городского имущества города Москвы Тетушкина Д.Н.

Министр Правительства Москвы,
руководитель Департамента
В.В. Ефимов





Утверждена
приказом Департамента
городского имущества
города Москвы
от 31 декабря 2014 г. № 390

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ДЕПАРТАМЕНТЕ ГОРОДСКОГО ИМУЩЕСТВА
ГОРОДА МОСКВЫ

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству Департамента городского имущества города Москвы (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения, управления и повышения его эффективности.
Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения, созданию и порядку работы Департамента городского имущества города Москвы (далее - Департамент) с документами несекретного характера независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.
1.2. Делопроизводство в Департаменте организуется в соответствии с Регламентом Правительства Москвы на основе Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и настоящей Инструкцией с использованием ведомственных информационных систем и систем подготовки документов.
1.3. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения Департамента на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Департаменте осуществляется Управлением делами.
Порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения, контроля за исполнением документов, использования, хранения и уничтожения, устанавливаемый настоящей Инструкцией, указаниями Управления делами по вопросам документационного обеспечения Департамента и архивного дела, а также указаниями Контрольного управления по вопросам контрольной деятельности, обязателен для всех сотрудников.
1.4. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства, соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами и сохранность документов в структурных подразделениях Департамента возлагается на их руководителей. Руководители структурных подразделений назначают сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в подразделении (далее - ответственные за делопроизводство). Управление делами проводит тестирование ответственных за делопроизводство на предмет оценки знаний Инструкции и готовит списки ответственных за делопроизводство на основе сведений, представленных подразделениями, которые утверждаются первым заместителем руководителя, заместителем руководителя, курирующим Управление делами. Перечень функций, выполняемых ответственными за делопроизводство, приведен в приложении № 1 (не приводится). Информация о сотрудниках, ответственных за ведение делопроизводства в подразделениях, размещается на внутреннем портале Департамента.
1.5. Сотрудники Департамента несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции и сохранность находящихся у них служебных документов.
1.6. О случае утраты документов исполнитель обязан доложить начальнику подразделения и сообщить об этом в Управление делами.
Управление делами направляет по данному факту информацию в Управление государственной службы и кадров для осуществления служебного расследования, о результатах которого информируется Управление делами. Информация, содержащаяся в документах Департамента, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
Работа с документами вне служебных помещений Департамента разрешается только в следующих случаях:
- по письменному указанию или с письменного согласия руководителя структурного подразделения на основании мотивированного заявления сотрудника в случаях, вызванных служебной необходимостью;
- при проведении совещаний и переговоров вне служебных помещений Департамента.
Изъятие подлинников документов из дел производится уполномоченными органами на основании соответствующего постановления с уведомлением руководства Департамента и с оставлением в деле копий изъятых документов и документа, фиксирующего причину и факт выдачи подлинников.
В соответствии с письменным обращением сторонних организаций допускается передача документов или их копий, как правило, только с письменного разрешения (по резолюции) руководства Департамента, средствам массовой информации - в установленном соответствующими приказами Департамента порядке.
Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не рекомендуется.
1.7. При увольнении или переходе на работу в другое подразделение государственный служащий обязан передать по акту находящиеся у него служебные документы своему непосредственному руководителю или другому работнику, устно определенному руководителем структурного подразделения (начальником отдела в составе структурного подразделения). В соответствии с указанным актом должны быть внесены изменения в ведомственные информационные системы и системы подготовки документов.
Если уволившийся (переведенный) сотрудник являлся ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении, руководитель структурного подразделения должен сообщить в Управление делами фамилию другого сотрудника, на которого возлагаются обязанности ответственного за делопроизводство в подразделении. Вновь принятые сотрудники должны быть ознакомлены ответственными за делопроизводство структурных подразделений с положением и структурой Департамента, Положением о структурном подразделении, должностным регламентом и настоящей Инструкцией.

II. Правила подготовки и оформления документов

2.1. Общие требования

Документы Департамента могут оформляться как в бумажном виде, так и в форме электронных документов в ведомственных информационных системах и системе подготовки документов.
2.1.1. Документы Департамента на бумажных носителях оформляются на бланках, соответствующих стандарту, и на бумаге формата А3 (420 x 297 мм), А4 (210 x 148 мм), А5 (210 x 148 мм) и А6 (105 x 148 мм).
На бумаге формата А3 могут оформляться отдельные виды документов, содержательная часть которых включает таблицы, сметы, схемы либо оформлена в виде специального трафарета.
Бумагу форматов А4, А5 и А6 допускается использовать для оформления резолюции (поручения) должностного лица.
2.1.2. Каждый вид служебного документа имеет свой состав обязательных реквизитов, отсутствие или неправильное указание которых делает документ недействительным. Набор реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
2.1.3. При подготовке документов применяется текстовый редактор Microsoft Word с использованием шрифта Times New Roman размером № 12-14. Для оформления таблиц допускается уменьшение размера шрифта до № 10. Отдельные внутренние документы (заявления, объяснительные записки и т.д.), авторами которых являются сотрудники Департамента, могут быть написаны от руки.
2.1.4. Строки в многострочных реквизитах документа ("Адресат", "Гриф утверждения документов", "Отметка о наличии приложения", "Гриф согласования") печатаются через 1 межстрочный интервал.
Текст документов печатается через 1-1,5 межстрочных интервала на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей. Через 1,5-2 интервала печатаются тексты документов для устного прочтения (доклады).
Строки реквизитов "Гриф утверждения" и "Гриф согласования" центрируются по отношению к самой длинной строке, а строки реквизита "Адресат" выравниваются по левой границе рабочего поля. Не допускается выравнивание текста по левой границе рабочего поля, а реквизитов "Адресат", "Гриф утверждения" и "Гриф согласования" - по правой границе.
2.1.5. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 12,5 мм от левой границы текстового поля.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на чистом листе бумаги, должен иметь поля, мм:
левое - не менее 20;
правое - не менее 15;
верхнее - 20;
нижнее - 20.
2.1.6. Документы на двух и более страницах нумеруются в центре верхнего поля листа арабскими цифрами без знаков препинания, на первом листе номер не ставится. Приложения к документам имеют самостоятельную нумерацию.
2.1.7. Визуализация документов в ведомственных информационных системах должна быть оформлена в соответствии с правилами оформления бумажных документов, описанными в настоящей Инструкции.

2.2. Бланки документов

2.2.1. Документы Департамента (за исключением писем руководителя на имя Мэра Москвы и заместителя Мэра в Правительстве Москвы - руководителя Аппарата Мэра и Правительства Москвы, которые оформляются на чистых листах формата А4, при этом в подписи указывается должность и фамилия лица, подписавшего документ) оформляются на бланках с изображением герба города Москвы (далее - гербовые бланки) установленной формы, изготовленных на листах белой бумаги формата А4 (210 x 297 мм). При переписке между подразделениями бланки не используются.
2.2.2. В Департаменте применяются следующие гербовые бланки:
- бланк министра Правительства Москвы, руководителя Департамента с угловым расположением реквизитов (формат бумаги А4) (приложение № 2);
- бланк первого заместителя руководителя Департамента городского имущества города Москвы с угловым расположением реквизитов (формат бумаги А4) (приложение № 3);
- бланк заместителя руководителя Департамента городского имущества города Москвы с угловым расположением реквизитов (формат бумаги А4) (приложение № 4);
- бланк письма Департамента городского имущества города (формат бумаги А4) (приложение № 5);
- бланк приказа Департамента городского имущества города Москвы с продольным расположением реквизитов (формат бумаги А4) (приложение № 6);
- бланк распоряжения Департамента городского имущества города Москвы с продольным расположением реквизитов (формат бумаги А4) (приложение № 7);
- бланк протокола Департамента городского имущества города Москвы с продольным расположением реквизитов (формат бумаги А4) (приложение № 8);
- бланки резолюций министра Правительства Москвы, руководителя Департамента, первых заместителей руководителя, заместителей руководителя, а также бланк резолюций Департамента (формат бумаги А4, А5, А6) (приложение № 10).
Вид бланков, используемых в Департаменте, утверждается соответствующим приказом Департамента.
2.2.3. Гербовые бланки изготавливаются на полиграфическом оборудовании. Не разрешается использование и изготовление гербовых бланков с помощью компьютерной и копировальной техники. Размещение заказа на изготовление бланков служебных документов осуществляется Управлением административно-хозяйственного обеспечения на основании заявки и по образцам, представленным Управлением делами.
2.2.4. При изготовлении бланков (в зависимости от вида) используются следующие реквизиты: общероссийский классификатор предприятий и организаций, основной государственный регистрационный номер, идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет, наименование организации, справочные данные, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, место составления.
2.2.5. При подготовке документов в электронном виде с использованием электронно-цифровой подписи используются бланки установленных образцов.

2.3. Оформление реквизитов документов

2.3.1. Общероссийский классификатор предприятий
и организаций

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО) проставляется в соответствии с документами, выданными органами Росстата.

2.3.2. Основной государственный регистрационный номер

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.3.3. Идентификационный номер
налогоплательщика/код причины постановки на учет

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.3.4. Наименование организации

Наименование должно соответствовать наименованию, закрепленному в Положении о Департаменте городского имущества города Москвы.
В бланках должностного лица дополнительный реквизит "наименование должности" размещается ниже реквизита "Наименование организации".

2.3.5. Справочные данные

Справочные данные включают почтовый адрес и другие сведения по усмотрению руководства Департамента (номера телефона, факса, электронная почта и др.).

2.3.6. Наименование вида документа

Наименование вида документа должно соответствовать содержанию документируемого действия (ПРОТОКОЛ, АКТ - печатается прописными буквами вразрядку и выравнивается по центру; ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ - пропечатано на бланке).
В письме наименование вида документа не указывается.

2.3.7. Дата документа

Датой документа является дата его регистрации (распорядительные документы, письма) или дата его события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для документа, принимаемого коллегиальным органом, - дата его принятия; для утверждаемого документа (план, регламент, инструкция, положение, отчет) - дата его утверждения.
Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. При этом датой документа является наиболее поздняя дата подписания.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, либо лицом, осуществляющим регистрацию документа (письма и др.).
При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года, для числа оставляется место (без кавычек).
Способ написания даты зависит от характера документа.
В нормативных документах, документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, дата оформляется словесно-цифровым способом, при этом день месяца не заключается в кавычки и оформляется двумя цифрами.
Например: 09 апреля 2012 г.
В остальных случаях, в том числе в заголовках документов, при регистрации служебных писем, доверенностей, соглашений (договоров, контрактов) и иных документов используется цифровой способ оформления даты: день и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, год - четырьмя арабскими цифрами; буква "г" после цифр не ставится. Если число или порядковый номер месяца являются однозначными, то перед цифрой ставится ноль. Например: 09.02.2009. Если предложение после даты не заканчивается, точка после указания года не ставится.
Дата на документах, оформленных на бланках, проставляется в специально отведенном месте. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги (за исключением договоров, контрактов, соглашений, совместных приказов и распоряжений), дата проставляется под наименованием должности лица, подписавшего документ. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, в том числе резолюции и визы согласования, необходимо датировать и подписывать.

2.3.8. Регистрационный номер документа

При регистрации документа ему присваивается определенный регистрационный номер, который состоит из его порядкового номера и возможных дополнительных индексов.
Регистрационный номер проставляется на бланках в специально отведенном месте. На документах, оформленных на стандартных листах бумаги (за исключением служебных записок, а также совместных приказов, распоряжений), номер печатается под реквизитом "Дата" от левой границы текстового поля с тем же межстрочным интервалом, с каким печатался документ.

2.3.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа (далее - ссылка на номер) используется в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная или служебная записка), и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
Ссылка на номер и дату документа проставляется на бланках в специально отведенном месте.
Наличие реквизита исключает необходимость упоминания даты и индекса поступившего документа в тексте ответа, освобождая текст от вспомогательной справочной информации.

2.3.10. Место составления

Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления в том случае, если затруднено его определение по реквизитам бланка документа "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Оно включает только общепринятые сокращения.

2.3.11. Адресат

Документ адресуется организации, ее структурному подразделению, должностному или частному (физическому) лицу.
Адрес печатается от центра текстового поля в правом верхнем углу документа через 1 межстрочный интервал. Все строки реквизита печатаются на расстоянии не менее 110 мм от левого края листа. Все строки реквизита "Адресат" выравниваются по левой границе рабочего поля. Допускается выделение реквизита "Адресат" полужирным шрифтом.
Наименование организации указывается в именительном падеже, например:

Департамент здравоохранения
города Москвы

Наименование структурного подразделения организации указывается в именительном падеже, а организация в родительном, например:

Управление экономики
Департамента образования
города Москвы

При направлении документа в однородные организации их названия указываются обобщенно, например:

Префектуры
административных округов
города Москвы

Если документ направляется в некоторые из однородных организаций, то их адресование оформляется в следующей редакции:

Префектуры
административных округов
города Москвы
(по списку)

При направлении документа конкретному должностному лицу организации наименование организации входит в наименование должности адресата, например:

Заместителю руководителя
Департамента жилищной
политики города Москвы

И.О. Фамилия

или

Генеральному директору
ОАО "Энерготехмонтаж"

И.О. Фамилия

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются через запятую в следующем порядке:
- наименование адресата (для юридических лиц - полное или краткое наименование, для граждан - фамилия, имя, отчество);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (город, поселок и т.п.);
- название области, края, автономного округа (области), республики;
- страна (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
Почтовый адрес не указывается на документах, направляемых в органы государственной власти Российской Федерации, города Москвы.
При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией, при адресовании документа физическому лицу - после нее, например:

Генеральному директору
ОАО "Энерготехмонтаж"

И.О. Фамилия

ул. 2-я Леснорядская, д. 18,
г. Москва, 125689

или

Иванову И.И.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
пос. Липки, Ногинский р-н,
Московская обл., 162534

Документ должен содержать на бланке не более четырех адресов. Исключение составляют оформляемые в связи с судебными делами документы, в которых может указываться большее количество адресов в соответствии с действующим законодательством.
При направлении документа в несколько адресов (не более четырех) адресаты указываются в документе один под другим без слова "копия" перед вторым, третьим и четвертым адресатом. При этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен на бланке и подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, отмечается.
Если документ направляется как ответ на коллективное обращение, то он направляется одному из участников инициативной группы с указанием в завершении письма на необходимость доведения указанной в письме информации до соавторов обращения.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки. Прилагаемый к письму список рассылки оформляется в произвольном виде (желательно в табличном), подписывается начальником структурного подразделения (начальник управления, самостоятельного отдела) и включает в себя наименование организаций и их адреса. Также список рассылки содержит номер и дату направляемого документа и информацию об исполнителе.
При направлении документа в один адрес реквизит "Адресат" необходимо располагать на бланке в пределах определенных границ следующим образом:


Герб
города
Москвы


ПРАВИТЕЛЬСТВО МОСКВЫ

ДЕПАРТАМЕНТ ГОРОДСКОГО
ИМУЩЕСТВА ГОРОДА МОСКВЫ
   -------------------------

Иванову И.И.
Улица Бахрушина, д. 20, Москва, 115054
Телефон: (495) 959-18-88, факс: (495) 959-19-82 ул. Садовая, д. 5, кв. 12,
E-mail: dgi@mos.ru, http://www.dgi.mos.ru пос. Липки, Ногинский р-н,
ОКПО 16412348, ОГРН 1037739510423, Московская обл., 162534
ИНН/КПП 7705031674/770501001

________________ № __________________________
на № ____________ от ________________________
   -------------------------


В случае если текст реквизита "Адресат" полностью не вмещается в определенные границы, допускается уменьшение размера шрифта Times New Roman размером № 10.

2.3.12. Утверждение документа

Гриф утверждения документа - это реквизит, указывающий нормативный или правовой характер его содержания.
Утверждение документа осуществляется двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: должностным лицом (руководителем Департамента, его первыми заместителями, заместителями, начальниками подразделений, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах) или изданием соответствующего распорядительного документа (при необходимости дополнительных предписаний и разъяснений, утверждения ряда документов), иногда протоколом.
Гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки, не превышающей 10 см и ограниченной правым полем документа. Слово УТВЕРЖДАЮ (УТВЕРЖДЕНО), расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата утверждения отделяются 1,5 межстрочным интервалом (18 пт), остальные строки реквизита печатаются через 1 интервал.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должностного лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Министр Правительства Москвы,
руководитель Департамента
городского имущества
города Москвы

Личная подпись И.О. Фамилия

09 июня 2013 г.

При утверждении документа распоряжением, решением (комиссии, собрания и т.д.), приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН(О), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН

приказом Департамента
городского имущества
города Москвы
от 08.05.2013 № 1

Слово УТВЕРЖДЕНО согласуется в роде и числе с первым словом наименования документа: положение - УТВЕРЖДЕНО, план - УТВЕРЖДЕН, мероприятия - УТВЕРЖДЕНЫ, программа - УТВЕРЖДЕНА.

2.3.13. Резолюция

В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, подпись автора резолюции, дата.
В случаях когда поручение дано нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, либо исполнитель, напротив которого стоит слово ответственный, - отв., или свод.
Резолюция может оформляться на бланке для резолюций должностного лица (п. 2.1.1) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому она относится, или в верхней части самого документа на свободном от текста месте.

2.3.14. Заголовок к тексту

Заголовок составляется исполнителем к любому документу формата А4 (служебные письма, распоряжения, приказы), содержащему более одного абзаца текста (не более 5-7 строк), кроме передаточных распоряжений, телефонограмм, телеграмм, извещений, факсограмм.
Заголовок к тексту - краткое изложение содержания документа формулируется одной фразой. Он должен быть максимально кратким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с наименованием вида документа. Например: приказ (о чем?) "о порядке работы...", распоряжение (о чем?) "о предоставлении...", протокол (чего?) "заседания экспертной комиссии...", "совещания у...", акт (чего?) "передачи имущества..." и т.д.
Если в документе отражено несколько вопросов, заголовок должен быть сформулирован обобщенно.
Заголовок к тексту печатается на первом листе проекта документа через 1 интервал, длина заголовка в одной строке составляет не более 30 печатных знаков на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от реквизита "Регистрационный номер". Заголовок к распорядительным документам Департамента печатается полужирным шрифтом.

2.3.15.